Note Taking Strategy

“Ikatlah ilmu dengan dengan menulisnya”

Hari ini saya sedang menekuri seaching page of tutorial how to taking notes effectively. Seharian dari subuh hari tadi, saya udah ngadepin layar laptop yang udah ga tau lagi sudah berapa jam sudah saya habiskan.

Saya sedang riset bagaimana cara mencatat yang efektif, karena sejak saya jadi ketua salah satu tim produksi di kantor. Saya merasa kemampuan dokumentasi saya yang kurang ini perlu ditingkatkan. Well.. secara none of the the production team punya kemampuan mencatat yg diharapkan.

Well, aslinya kemampuan ini udah saya butuhkan untuk diperbaiki lebih intensif sejak lama. Karena saya sudah merasakan tanda-tanda bahwa cara kerja saya kurang efektif .

Kalau idealnya sih : pra meeting, meeting dan post meeting harusnya rapi pada satu hari itu. Pra meeting, bahan meeting : bahan poin poin yang butuh dibahas, kemudian saat meeting, bagaimana saya mengarahkan jalannya meeting agar berjalan sesuai poin poin di catatan pra meeting tadi, sehingga meetingnya efektif, diskusi ga meluber membahas hal yang di luar konteks, yang sering terjadi dan waste of time.

Kemudian, post meeting, maksimal 6 jam, harus sudah ada  notulensi yang merangkum hasil meeting tadi, agar anggota tim yangg ikut meeting juga masih relate pikirannya, belum banyak teralhikan oleh fokus yang lain. Jadi poin poin meeting-nya, bisa terikat tuh di ingatan kita para peserta meeting.

Nah dari yang saya dapatkan seharian ini, at least ada 4 hal yang harus saya buat kemajuan:

1. Cara memproses informasi

Instead of menulis semua dialog dalam meeting, saya harus bisa membedakan opini, fakta  atau kesimpulan.

Seringkali dalam meeting, sebagian besar waktu diisi dengan diskusi opini, dari situ, saya harus bisa memilah kemudian membuang opini dan mencatat fakta. Itu langkah awal.

Kemudian setelah mendapatkan fakta, saya harus mearangkum dan menuliskan kesimpulan dari bunch of fact yang saya kumpulkan tadi. Ini akan jadi proses riset yang lain, definetly.

2. Menulis cepat

Ini buat saya adalah tantangan tersendiri. Karena sepengalaman selama ini, saya adalah tipe orang yang susah membagi fokus, mendengarkan diskusi sekaligus meresumenya. Selama ini tidak bisa berjalan paralel, harus di jalur yang berbeda. saya harus riset caranya.

Saya ingat teman saya waktu SMP, ia adalah sekreataris kelas. Kecepatakn nulisnya gila, cepet banget. Dia menulis tegak, tidak latin dan tetap mudah terbaca. Sehingga bila saya bisa menyamai keepatan menulis teman saya itu, seberapa cepat pun diskusi rapat yang berlangsung, saya tetap bisa menuliskan poin to poin nya diskusi tanpa kehilangan fokus di bahasan selanjutnya (karena harus ada time processing di diskusi sebelumnya). 

3. Menandai poin-poin rapat.

1. Tulis kesimpulan jangan fakta
2. Gunakan warna dengan 3 poin : pertanyaan, definisi, kesimpulan ( the cornell notes )
3. Gue juga perlu me-review catatan gue, ini lebih mirip seperti proses post production, mencerna ulang catatan yg tertulis. Apakah poin-poin yg gue catat itu udah sesuai dg bahasanrapat yang tadi guw pahami, aau gue harus melusukan dg anggota tim yang juga ikut meeting tadi.

4. Metode pencatatan yang gue pilih.

Ada 3 metode yang umum digunakan, yaitu :

1. Outline :
   yaitu menulis berdasarakan Bullet numbering dan indexing , yang terdiri dari : Main Idea, Topic dan Sub Topic.
2. Mind Map
   menggambar dalam bentuk rangkaian : main idea, topic, dubtopic dalam rangkaian. Namun satu poin hanya diwakili oleh 1 atau 2 kata, jd berbeda dg Outline yg berupa kalimat panjang.
3. The Cornell Notes :
   Membagi halaman catatan menjadi 3 yng tidak sama besar, yang terdiri dari : Keyword, Notes dan Summary

   Untuk perbandingan dari ketiga metode di atas, ringkasnya seperti ini :
   
   Outline, adalah metode yang paling umum digunakan. kelebihan : mendetail, kekurangan : butuh waktu kemampuan multitasking yang baik.

   Mindmap, kelebihan : cepat ditulis, mudah dipahami, kelebihan : hanya penulis yang mampu menterjemahkannya, harus ditulis ulang agar bisa menjadi notulen yang bisa dipahami semua anggota meeting

The Cornell Notes, saya rasa ini yang paling cocok untuk dipakai untuk menuangkan notulen meeting yang berisi banyak orang. cepat, nencakup detail yang perlu dan tetap berbasis poin ke poin sehingga mudah dipakai untuk review, tidak perlu ditulis ulang sebagai notulen. Dan kalaupun perlu, usaha yang dibutuhkan tidak sebanyak metoed mind map.